GenPI.co Jatim - Banyak pertanyaan yang muncul tentang mana yang lebih baik antara sistem ERP berbasis Cloud atau konvensional?
Memilih antara Cloud based ERP dan ERP konvensional mirip dengan saat membeli atau menyewa rumah.
Ketika seseorang menyewa rumah untuk jangka panjang, jumlah total yang mereka keluarkan untuk biaya sewa mungkin akan cukup besar.
Jika menambahkan jumlah yang sedikit lebih banyak, mereka mungkin bisa membeli rumah tersebut. Di rumah kontrakan, tentunya kesempatan kita untuk memodifikasi rumah terbatas.
Namun, jika punya rumah sendiri, kita bisa memodifikasinya sesuai keinginan kita, tergantung pada budget.
Jika kita ingin tinggal di suatu tempat dalam jangka pendek, menyewa rumah adalah pilihan yang lebih baik karena kita bisa memutuskan kontrak dan pindah ke tempat lain.
Jadi, entah membeli atau menyewa rumah, semuanya tergantung pada masa pakai yang diinginkan, kebutuhan modifikasi, dan faktor biaya.
Memilih Sistem ERP berbasis Cloud mirip dengan menyewa rumah dan memilih ERP konvensional mirip seperti membeli rumah.
Jika berbicara mengenai penggunaan jangka panjang, solusi ERP konvensional akan lebih hemat biaya. Sistem ERP berbasis cloud mencakup penggunaan dan biaya lisensi selama periode waktu tertentu.
Sistem ERP Berbasis Cloud Vs ERP Konvensional
ERP konvensional memungkinkan beberapa penyesuaian sementara solusi ERP berbasis Cloud hanya menawarkan kustomisasi yang terbatas.
Menerapkan ERP konvensional melibatkan banyak investasi dalam hal perangkat keras, perangkat lunak, sumber daya TI seperti administrator sistem, network engineer, operator entri data, administrator database, dan lain-lain.
Hal ini juga mencakup biaya pemeliharaan dan upgradasi berkala. Akan tetapi, sistem ERP berbasis Cloud memerlukan implementasi sederhana dari client-software, mudah diakses melalui browser internet dengan persyaratan sistem yang minimal.
Sistem ERP berbasis Cloud merupakan pilihan yang lebih baik bila perusahaan tidak memiliki jumlah yang besar untuk diinvestasikan dalam implementasi awal.
Satu-satunya investasi yang dibutuhkan dalam kasus Cloud based ERP adalah workstation untuk entri data dan koneksi internet berkecepatan tinggi yang aman.
Workstation on-site akan terhubung ke server berbasis web melalui koneksi internet untuk mengambil data hasil olahan dari server dan mengirim data ke server untuk diproses dan disimpan.
Setiap pengembangan perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan dilakukan di server-end tanpa memengaruhi pengguna akhir atau klien.
Akhir-akhir ini beberapa perusahaan di sektor pertahanan dan penerbangan telah memilih untuk menerapkan ERP berbasis Cloud.
Banyak pemain besar di sektor e-Commerce termasuk Amazon yang berhasil setelah mengadopsi solusi ERP berbasis Cloud untuk perusahaannya. Microsoft datang dengan platform Cloud barunya yang disebut Microsoft Azure Stack.
Cloud milik Microsoft tersebut ditargetkan untuk perusahaan-perusahaan yang sebelumnya anti menggunakan platform Cloud dikarenakan khawatir pada masalah keamanan data dan peraturannya.
Microsoft Azure Stack menawarkan Cloud pribadi untuk perusahaan-perusahaan dengan dukungan sistem seperti PaaS atau Platform-as-a-Service dan IaaS atau Infrastructure-as-a-Service.
Masalah lain pada perangkat lunak ERP konvensional adalah bahwa jika perusahaan memutuskan untuk mengakhiri bisnis atau diakuisisi oleh beberapa bisnis lain atau ada perubahan dalam jalur bisnis, maka ERP konvensional yang diterapkan akan ditinggalkan.
Dalam kasus seperti itu, seluruh investasi dalam implementasi ERP bisa menjadi kerugian, karena lisensi ERP yang terpasang tidak dapat dijual atau dialihkan ke pihak ketiga oleh perusahaan tersebut.
Jika Sistem ERP berbasis Cloud digunakan, satu-satunya kerugian yang bisa terjadi yaitu biaya lisensi atau pemakaian yang sudah dibayarkan.
Organisasi dapat memutuskan untuk menghentikan penggunaan layanan ERP tertentu dan melanjutkannya dengan produk lain yang sesuai dengan bisnis barunya.
Keamanan data adalah kekhawatiran lain bagi banyak perusahaan. Meskipun keamanan adalah suatu keharusan bagi semua ERP berbasis Cloud.
Namun jika perusahaan tidak dapat mengambil risiko, ERP konvensional adalah pilihan yang lebih baik. Di sini seluruh data dikelola oleh organisasi di bawah server mereka sendiri.
Jadi, risiko keamanan data sepenuhnya berada di bawah mereka, ketika menyangkut solusi ERP konvensional.
Jenis-Jenis Solusi Sistem ERP Berbasis Cloud
1. SaaS
Penyedia solusi Cloud based ERP ini memungkinkan bisnis untuk menggunakan perangkat keras atau server secara bersamaan. Biaya servis atau biaya berlangganan dibebankan pada setiap pengguna atau bisnis yang berlangganan solusi ERP.
Ini adalah model yang paling populer untuk bisnis kecil, karena biaya berlangganan dapat diabaikan, tidak seperti halnya biaya implementasi ERP konvensional. Ini setara dengan membeli ruang server untuk menjalani portal bisnis.
2. Hosted ERP
Model ini mengizinkan setiap pelanggan atau bisnis untuk memiliki server sendiri. Cloud yang satu ini relatif mahal, namun disukai oleh perusahaan-perusahaan yang lebih besar. Hosted ERP memiliki banyak keunggulan dibandingkan dengan model SaaS.
Karena server tidak dibagi, maka data menjadi lebih aman. Masalah dengan data yang dihadapi oleh satu bisnis tidak mempengaruhi yang bisnis lainnya, karena setiap bisnis memiliki server sendiri.
3. Hybrid ERP
Bisnis yang menggunakan instalasi ERP konvensional dapat mengadopsi model Hybrid untuk pengembangan dan modul tambahan. Mereka dapat mempertahankan ERP konvensional yang sudah diterapkan dan pada saat bersamaan menggunakan model berbasis Cloud untuk fungsi tambahan tanpa mengganggu model yang sudah ada.
Singkatnya, faktor kunci dalam menentukan jenis ERP yang akan diimplementasikan adalah:
- Biaya implementasi untuk ERP on-site yang mencakup IT baru atau sumber daya manusia bisa sangat tinggi. Ditambah juga dengan biaya pelatihan karyawan untuk menggunakan sistem baru. Jika perusahaan memiliki sumber daya terbatas, Cloud based ERP adalah pilihan yang lebih baik.
- Jika perusahaan berencana menggunakan ERP lebih dari 10 tahun, ERP konvensional akan lebih hemat biaya, mengingat biaya berlangganan atau perizinan yang dikenakan oleh penyedia solusi Cloud.
- Jika kustomisasi yang ekstensif diperlukan, ERP konvensional lebih layak digunakan, karena Sistem ERP berbasis Cloud tidak mendukung terlalu banyak penyesuaian.
- Jika Anda menginginkan keamanan data tingkat tinggi, pilihlah implementasi ERP berbasis Cloud, karena data Anda akan tetap aman di dalam Cloud bahkan ketika seluruh hardware Anda rusak (misalnya, dikarenakan bencana)
- Biaya pemeliharaan dan upgrade untuk implementasi ERP konvensional akan lebih tinggi daripada solusi ERP berbasis Cloud.
Dengan mempertimbangkan semua faktor tersebut, perusahaan dapat memutuskan mana yang lebih baik, solusi ERP berbasis Cloud atau solusi ERP konvensional.
Aplikasi ERP Terbaik 2022
Mekari adalah Perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) terdepan yang menyediakan solusi automasi bisnis berbasis cloud untuk mendukung perkembangan beragam bisnis di Indonesia, dari kecil sampai besar, melalui penggunaan teknologi.
Mekari hadir sebagai solusi automasi Sistem ERP berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas berbagai operasional bisnis, seperti pengelolaan HR, akuntansi, perpajakan, benefits, komunikasi, dan customer relations. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News