GenPI.co Jatim - Penggunaan software yang berkaitan dengan HR saat ini sudah banyak dilakukan oleh perusahaan.
Dengan sistem yang lebih teratur, setiap perusahaan berharap sistem yang berkaitan dengan proses HR bisa dilakukan lebih optimal.
Oleh karena itu, banyak sekali berbagai macam software yang dicari perusahaan-perusahaan besar.
Salah satunya ialah HR system yang dipercaya sebagai salah satu pilihan solusi praktik bila berkata tentang data kepegawaian dan sistem manajemen sumber daya di perusahaan.
Namun, tentu masih banyak orang awam yang kurang memahami apa dan bagaimana HR system itu bekerja.
Untuk lebih jelasnya, simak ulasan mengenai HR system berikut ini untuk mendapatkan informasi yang jauh lebih informatif dan detail.
Tentang HR system
HR system sendiri merupakan kepanjangan dari HRIS (Human Resource Information System).
Dalam penggunaan sistem itu, terdapat pengolahan dan penyimpanan data para pekerja perusahaan yang diatur dengan lebih baik.
Sistem itu menggunakan software berbasis online yang memuat data dalam bentuk database sehingga ada sebanyak mungkin data yang bisa disimpan di dalam sistem.
Mulai dari data sederhana hingga yang cukup rumit dan rahasia bisa diinputkan ke dalam sistem ini.
Penggunaan HR system ini dinilai penting bagi perusahaan, bahkan dapat dikatakan solusi terbaik yang bisa diterapkan.
Jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, tentu dibutuhkan pengaturan yang paling optimal untuk memastikan administrasi pegawai berjalan dengan baik.
Mulai dari sistem penggajian, cuti karyawan, data pribadi, administrasi yang berkaitan dengan pemerintah dan lain sebagainya.
Menggunakan sistem yang lebih terpadu dan lebih terkontrol otomatis akan membuat perusahaan jauh lebih kondusif dan risiko kriminalitas bisa diminimalisir.
HR system sendiri dikembangkan selama beberapa tahun terakhir dalam upaya menyinkronkan data pegawai yang lebih baik.
Fokusnya yaitu pada sistem yang membuat HR system bekerja lebih efektif dan efisien dalam mengelola data karyawan.
Sistem ini juga dapat terintegrasi dengan berbagai macam software lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian.
Dengan demikian, semua hal mengenai pekerja diatur sistematis dan lebih otomatis.
Cara Kerja HR system
Bagi yang masih awam tentang sistem software yang satu ini, tentu sulit untuk memahami sebenarnya bagaimana cara HR system bekerja.
Padahal pada dasarnya HR system termasuk sistem yang cukup simpel dan mudah untuk dipahami oleh yang masih awam sekalipun.
Seperti dikatakan sebelumnya bahwa sistem ini berfokus pada penyimpanan data karyawan.
Dalam sistem tersebut semua data dan informasi karyawan diletakkan di dalam satu sistem atau database yang mudah diakses dan tersimpan dengan rapi.
HR system ini berbasis web sehingga bisa diakses selama ada jaringan internet di dalam perusahaan.
Dengan sistem tersebut tentu membantu meminimalkan keperluan database internal perusahaan yang besar.
Serahkan pada sistem di internet dan biarkan database online yang mengelola serta menyimpan data-data karyawan sepenuhnya.
Dengan demikian tentu akan jauh lebih optimal dan lebih ringkas dalam praktiknya.
Lebih minim kebutuhan untuk cetak data karyawan secara fisik dan membantu filling atau pengisian data yang jauh lebih rapi serta lebih optimal.
Tidak perlu lemari arsip besar seperti dahulu kala. Semua ada di dalam server yang mudah Anda akses kapan saja dan di mana saja.
Manfaat Menggunakan HR System untuk Perusahaan
1. Melakukan Integrasi Antar Sistem Secara Otomatis
Komponen integrasi yang sering dibutuhkan adalah Sistem Mesin Absen, Pajak, BPJS, e-Banking dan e-Document. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan HR system dan Payroll.
2. Mengorganisasi Data Kehadiran, Lembur, Izin Serta Cuti Agar Lebih Mudah dan Cepat
Kegiatan yang paling menyita waktu dalam perhitungan gaji adalah mengorganisir data-data yang berhubungan dengan kehadiran.
Oleh karena itu, HR system dan Payroll dapat menjadi alat untuk memudahkan HR dalam melakukan input ataupun perhitungan atas data-data yang berhubungan dengan kehadiran.
3. Keakuratan Perhitungan Gaji
Melakukan kalkulasi otomatis dengan HR system dan Payroll akan mengurangi human error sehingga hasil perhitungan akan lebih akurat.
4. Analisis Data Untuk Keperluan Management Dalam Mengambil Keputusan
Analisis data diperlukan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan. Oleh karena itu, HR system dan Payroll harus dapat menyediakan data yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.
5. Membantu Menyimpan Rekam Data yang Dapat Diakses Secara Mudah
Sering kali pimpinan perusahaan meminta untuk mengeluarkan rekam data karyawan secara rekap ataupun detail.
Dalam hal ini, HR system dan Payroll dapat membantu mengeluarkan data secara cepat sehingga rekam data dapat langsung diberikan ke pimpinan perusahaan
Tujuan Penggunaan HR system
Pengelolaan data karyawan perusahaan menggunakan HR system tentunya dilakukan untuk berbagai macam manfaat dan tujuan.
Suatu perusahaan umumnya berinvestasi pada program tertentu untuk memastikan jalannya proses kerja di dalam perusahaan yang lebih baik dan optimal.
Oleh sebab itu, penggunaan HR system dimaksudkan untuk tujuan berikut ini:
• Memastikan penyimpanan data karyawan yang jauh lebih teratur dan optimal, tanpa ada risiko kehilangan data atau data pegawai yang tercecer.
• Menyimpan data karyawan yang bersifat rahasia dan hanya diketahui oleh tim HRD perusahaan saja sehingga nantinya lebih mudah dalam melakukan aksesnya.
• Membantu akses data karyawan yang lebih optimal dan cepat. Hanya cukup menyediakan jaringan internet maka akses dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
• Memberikan waktu kerja yang lebih efektif dan efisien bagi tim HRD perusahaan. Sistem pencarian data karyawan lebih mudah dan cepat sehingga tidak lagi perlu menghabiskan waktu seperti mencari berkas fisik.
Proses Pengolahan Informasi HR system
Dalam menggunakan HR system, maka pengguna atau tim HRD perusahaan harus mengetahui bagaimana sistem informasi di sistem tersebut diolah dan diberikan untuk keperluan tertentu.
Pada dasarnya database akan menyimpan semua data pribadi penting yang terkait karyawan. Mulai dari alamat, nomor telepon, hingga data yang bersifat rahasia seperti gaji dan cuti tiap karyawan.
Dengan menggunakan HR system, tim HRD akan dengan mudah mengakses dan mencari informasi terkait.
Data baru juga dapat ditambahkan secara berkala sehingga data karyawan selalu terkini dan diperbarui.
Penyimpanan juga dilakukan online sehingga perusahaan juga jauh lebih menghemat server dan kapasitas penyimpanan file elektronik.
Tidak perlu ada lagi berkas salinan fisik sehingga jauh lebih ramah lingkungan dan hemat energi.
Bukan hanya jauh lebih praktis, tetapi dalam sistem yang digunakan oleh HR system, informasi dapat disambungkan pada beberapa sistem lainnya.
Misalnya, sistem penggajian karyawan, pemotongan cuti maupun pemotongan tunjangan dan hal lainnya seperti pajak, BPJS, dan lain-lain.
Berkat adanya sistem yang teratur tentu saja tidak sulit untuk mengatur dan menghitung satu-per satu data milik tiap karyawan.
Untuk perusahaan besar otomatis hal ini jauh lebih bermanfaat, lebih praktis, dan lebih efisien.
Sebab, mengatur data karyawan dalam perusahaan yang besar tentu dapat sangat melelahkan dan membingungkan.
Memaksimalkan daya karyawan dengan penggunaan software semacam HR system memang sangat penting dalam usaha efisiensi karyawan.
Demikian halnya bila menggunakan software lain yang hampir serupa. Ada banyak yang memiliki dasar penggunaan seperti sistem yang dikemukakan oleh HR system.
Misalnya saja menggunakan Talenta by Mekari yang merupakan software HR dengan basis seperti HR system untuk mengelola data karyawan perusahaan lebih maksimal.
Dengan software tersebut diharapkan bisa memberikan manfaat serupa dengan penggunaan HR system seperti misalnya:
• Efektifitas dan efisiensi kerja karyawan HRD dalam mengelola data karyawan baik yang umum maupun bersifat rahasia.
• Sistem yang lebih terpadu dan mudah diakses bagi anggota HRD dalam melakukan segala tindakan administrasi berkaitan dengan karyawan.
• Kemampuan tersambung dengan sistem penggajian dan sistem cuti karyawan.
• Kemudahan input data karyawan tambahan serta faktor lain yang diperlukan.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.
Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Tentunya manfaat di atas dapat diraih dengan mudah berkat adanya fitur-fitur menarik pada Talenta by Mekari berikut ini:
Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah.
Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :
• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan di mana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.
Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Segera saja lakukan coba gratis Talenta by Mekari di perusahaan Anda. Lihat sendiri bagaimana software ini bekerja secara maksimal untuk membantu akses informasi data karyawan yang lebih baik. Biarkan database yang bekerja lebih efektif dan lebih efisien. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News