GenPI.co Jatim - Teknologi yang terus berkembang membuat dunia semakin banyak melakukan transisi ke arah digital.
Hal ini terlihat semakin jelas dalam berbagai perusahaan yang memanfaatkan kemudahan dunia digital dalam melakukan kegiatan bisnisnya.
Salah satu alat berbasis digital yang dapat meringankan beban kerja perusahaan adalah aplikasi absen karyawan online.
Perkembangan dunia secara digital menghasilkan berbagai macam inovasi pada sistem absensi, dengan aplikasi absen karyawan online menjadi yang paling terkemuka.
Aplikasi Absen karyawan online adalah sistem yang berguna untuk mencatat jam kehadiran karyawan melalui sebuah website yang ada di komputer atau menggunakan aplikasi pada smartphone yang terkoneksi dengan internet.
Umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password di aplikasi yang ada di smartphone mereka untuk melakukan absensi.
Absensi secara online jelas berbeda dengan absensi manual. Perbedaan utamanya adalah bahwa sistem absensi manual membutuhkan medium khusus (umumnya kertas).
Aplikasi absen karyawan online dapat dilakukan dari komputer dan smartphone asalkan terhubung dengan internet.
Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan aplikasi absen karyawan online jika dibandingkan dengan sistem absensi manual dan sebaliknya, perhatikan ulasan berikut ini.
Setelah mengetahui berbagai kekurangan dari sistem absensi manual jika dibandingkan dengan aplikasi absen karyawan online, Anda mungkin kembali mempertimbangkan untuk menerapkan absensi manual.
Untuk membantu Anda mencapai keputusan, kami akan menjelaskan apa saja kelebihan absen karyawan online selain yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya.
Seperti yang disebutkan sebelumnya, untuk mengimplementasikan absensi manual membutuhkan medium seperti kertas.
Tentunya ini akan membuat perusahaan terus mengeluarkan biaya untuk membeli kertas yang nantinya setelah digunakan akan dibuang begitu saja.
Dengan aplikasi absen karyawan online, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk memperoleh kertas.
Perusahaan cukup mengeluarkan uang untuk memperoleh aplikasinya saja, karena pada umumnya, sistem absen karyawan online dapat digunakan di komputer pribadi dan melalui smartphone karyawan masing-masing.
Hal ini otomatis membuat aplikasi absen karyawan online lebih ramah lingkungan dari absensi manual.
Kemungkinan terjadinya kecurangan atau penipuan pada aplikasi absen karyawan online kecil kemungkinannya karena setiap karyawan pasti akan memiliki kredensial unik dalam bentuk username dan password yang hanya dimiliki oleh mereka.
Fitur GPS dan Teknologi Pengenalan Wajah (Facial Recognition) yang dimiliki oleh beberapa sistem HR dapat semakin mengecilkan peluang untuk merekam kehadiran yang tidak jujur karena divisi HR dapat langsung memeriksa data tersebut.
Salah satu keuntungan terbesar dari aplikasi absensi karyawan online adalah bahwa semua data tersimpan secara online dan setiap data tersebut akan mempengaruhi data lain secara otomatis.
Contohnya seperti jika perusahaan memberikan tunjangan harian bagi karyawan yang datang ke kantor.
Gaji yang diterima oleh karyawan yang masuk setiap hari dibandingkan yang masuk sesekali saja akan berbeda dan akan dihitung secara otomatis oleh aplikasi absen karyawan online.
Zaman sekarang adalah eranya aplikasi dan peran aplikasi dalam membantu kehidupan manusia semakin penting setiap harinya. Aplikasi absen karyawan online adalah salah satunya.
Aplikasi ini selain membantu perusahaan mencatat absensi karyawan, juga memiliki berbagai fitur lain untuk membantu perusahaan untuk berkembang. Inilah 6 fitur yang sebaiknya ada pada aplikasi absensi karyawan, di antaranya:
Absen Karyawan dapat Dilakukan Kapan dan Di mana Saja
Keutamaan absen karyawan online adalah pekerja bisa melakukan absensi kapan dan di mana saja sesuai keperluan pekerja.
Semua pekerja, baik yang bekerja di dalam maupun di luar kantor, bisa melakukan absensi dengan data yang terjamin akurasinya.
Selama pekerja terhubung dengan internet melalui smartphone yang dimilikinya, baik Android maupun iPhone, maka dia tidak perlu repot melakukan absensi.
Ketika seorang karyawan melakukan absensi secara online, maka aplikasi akan memperkirakan posisi karyawan tersebut secara akurat melalui GPS. Ini juga dapat bertugas sebagai konfirmasi saat karyawan berada di luar kantor untuk melakukan rapat.
Dengan begitu, tindakan kenakalan para pekerja bisa ditekan ketika waktu pekerja tersebut melakukan absensi tapi tidak berada di lokasi yang seharusnya.
Perusahaan yang memakai absen karyawan online bisa dengan mudah mengatur jam kerja yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan mengumumkannya kepada semua karyawan.
Dengan fitur tersebut, karyawan dapat mengetahui jam kerja sesungguhnya dan bisa datang serta pulang tepat waktu.
Penghitungan Gaji yang Cepat dengan Menggunakan Data yang Valid
Sistem absen karyawan online dapat memudahkan HRD dan bagian keuangan untuk menghitung gaji pekerja dengan mengambil data-data absensi yang valid.
Perhitungan juga akan memasukkan data-data opsional berupa ketidakhadiran, keterlambatan, cuti tidak dibayar, dan variabel lain yang akan mempengaruhi besar-kecilnya upah yang diberikan. Dengan begitu, setiap pekerja akan menerima upah sesuai jam kerjanya.
Untuk menghindari kecurangan-kecurangan lainnya, maka beberapa absensi karyawan online menambahkan fitur foto pekerja saat melakukan absensi.
Dengan cara itu, seorang pekerja tidak akan bisa bolos dari pekerjaannya. Sebab foto bisa dijadikan sebagai bukti absensi bahwa dia benar-benar berada di tempat yang ditentukan selama bertugas.
Keterlambatan karyawan bisa terjadi karena faktor-faktor tertentu entah itu ban bocor, mobil atau motor yang mogok, terjebak macet, dan lain sebagainya.
Nah, dengan aplikasi absensi karyawan online, terdapat bagian untuk membuat catatan khusus yang umumnya wajib diisi oleh karyawan ketika mereka terlambat.
Ketika melihat hal ini, pihak perusahaan bisa menilai apakah alasan tersebut bisa dijadikan untuk mengurangi atau tidak mengurangi upah sama sekali.
Pada dasarnya, absen karyawan online bermanfaat memudahkan perusahaan untuk mengelola absensi karyawan.
Biasanya, aplikasi ini terintegrasi dan sepaket dengan aplikasi pengelolaan lainnya. Dengan begitu, setiap datanya bisa disinkronkan dengan kebutuhan lainnya.
Selain daftar di bawah ini sebenarnya masih ada beberapa aplikasi absen karyawan online yang tersedia di pasaran. Namun, untuk saat ini berbagai aplikasi berikut menjadi rekomendasi dari kami.
Talenta adalah salah satu aplikasi absen online yang dilengkapi dengan banyak fungsi. Misalnya seperti, fitur GPS, manajemen database karyawan, payroll, hingga keperluan administrasi.
Tampilan clean dan user friendly menjadi poin plus berikutnya dari layanan ini. Sebagai Human Resource atau Manager, Anda tentu saja bisa menolak dan menerima permintaan cuti secara real time berkat database yang sudah terintegrasi.
Untuk memastikan agar perusahaan bisa efektif dalam menggunakan suatu aplikasi, tim HR perlu memastikan bahwa aplikasi tersebut memiliki keuntungan yang tidak dimiliki oleh layanan lain yang sejenis.
Di bawah ini adalah beberapa keuntungan yang bisa diperoleh HR apabila perusahaannya menggunakan aplikasi absen karyawan online dari Talenta:
● HR dapat melihat data absensi dan report karyawan.
● HR dapat melakukan approval absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya.
● HR dapat mendownload data absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya.
● HR dapat melihat statistik harian karyawan.
Selain itu, HR wajib untuk mengoprek kembali lebih dalam apa saja yang dimiliki oleh aplikasi absen karyawan tersebut dan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memudahkan HR dalam mengelola karyawannya.
Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co atau bisa langsung daftar sekarang juga.
Aplikasi absen karyawan online kedua yang masuk rekomendasi dari kami adalah Hadirr. Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda bisa melakukan absensi dari lokasi mana saja yang sudah disepakati.
Contohnya, ketika ada kebijakan work from home di tengah pandemi, Anda bisa melakukan absen dari rumah atau kosan yang sebelumnya sudah diinfokan ke HRD.
Selain dilengkapi teknologi GPS (Global Positioning System), layanan Hadirr juga dibekali sistem deteksi biometrik berbasis face recognition sehingga mampu meminimalisir kecurangan dari karyawan.
ESS Gaji ID adalah aplikasi yang sangat responsif dan bisa diandalkan. Di dalam aplikasi ini sudah terdapat fitur absensi online, kalender karyawan, pengajuan izin/cuti, cetak slip gaji, hingga informasi pegawai.
Cara kerja aplikasi ini sama seperti layanan absen online pada umumnya, yakni karyawan diharuskan untuk mengaktifkan GPS serta akses kamera depan untuk mengambil foto selfie.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, ESS Gaji ID juga menawarkan opsi integrasi dompet digital Dana untuk memudahkan transaksi karyawan.
Aplikasi rekomendasi berikutnya adalah Smart Presence. Tidak hanya menyasar pengguna di lingkup pekerja kantoran, Smart Presence juga bisa digunakan oleh pelajar.
Uniknya, untuk penggunaan di lingkungan sekolah atau kampus, aplikasi ini bisa juga terintegrasi dengan guru dan orang tua siswa, sehingga aktivitas anak bisa dipantau secara real time. Sangat menarik, bukan?
Sleekr saat ini banyak digunakan oleh HR Admin ataupun HR Manager untuk mengelola absensi karyawan.
Ada beragam fitur yang mereka tawarkan kepada manajemen maupun pihak karyawan selaku end user. Beberapa di antaranya seperti layanan payroll, klaim lembur, hingga perhitungan SPT untuk memudahkan pajak tahunan.
Fitur utama yang ditawarkan oleh KaryaONE adalah kemudahan proses integrasi data dari mesin absen konvensional.
Anda bisa secara otomatis mengimpor database dari sistem absensi berbasis fingerprint scanner atau RFID (Radio Frequency Identification) ke dalam aplikasi untuk diolah kembali.
Selain itu, KaryaONE juga menawarkan fitur pengajuan izin/cuti melalui aplikasi sehingga karyawan tidak perlu menemui HRD atau manajer secara langsung.
Berikutnya yang tak kalah menarik untuk dicoba adalah Waktoo. Aplikasi absen online yang satu ini memiliki kelebihan pada tingkat akurasi waktu serta pelacakan lokasi pengguna secara real time.
Tersedia juga report yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan guna memudahkan proses validasi data absensi.
Di atas adalah beberapa rekomendasi aplikasi absen karyawan yang digunakan oleh perusahaan Anda. Jika Anda menggunakan aplikasi manajemen absensi seperti Talenta untuk mendapatkan data kehadiran karyawan, Anda bisa mendapatkan beberapa manfaat di atas.
Seperti yang disebutkan di awal artikel ini, data kehadiran karyawan dapat digunakan untuk membantu tim SDM membuat dan mengambil keputusan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Untuk itu, diperlukan data yang lengkap untuk menganalisis langkah apa yang harus dilakukan tim SDM ke depan.
Talenta adalah aplikasi HR dengan solusi yang dapat membantu Anda mengelola data absensi karyawan. Sehingga dapat membantu Anda membuat keputusan perusahaan yang lebih tepat. Apakah Anda tertarik untuk mencoba Aplikasi Talenta? (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News