GenPI.co Jatim - Tahukah Anda bahwa kwitansi pembayaran yang berfungsi sebagai bukti transaksi kini sudah ada tampilan digitalnya?
Tampilan digital melalui aplikasi kwitansi pembayaran yang mudah dan aman untuk digunakan. Tentunya perubahan yang baik ini menumbuhkan sejuta manfaat.
Untuk lebih mengetahui bagaimana bermanfaat yang aplikasi kwitansi pembayaran ini memudahkan dalam bukti pembayarannya.
Ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu sebenarnya apa itu kwitansi pembayaran, apa saja jenisnya dan lain sebagainya.
Sampai nanti Anda tahu manfaat dari adanya aplikasi kwitansi pembayaran berbentuk digitalnya ini.
Apa Itu Aplikasi Kwitansi Pembayaran?
Secara umumnya kwitansi sendiri merupakan sebuah dokumen sebagai tanda bukti pembayaran yang telah dilakukan maupun penerimaan uang.
Biasanya, kwitansi pembayaran ini akan terdapat ditandatangani oleh penjual dan diterima oleh pembelinya. Hal ini bertujuan untuk kesempatan kedua belah pihak.
Atau sebagai bukti yang lebih memperkuat sisi legalitas dari kwitansi tersebut. Biasanya pula kwitansi dibuat untuk memudahkan pencatatan arus kas dalam sebuah pembukuan.
Selain itu, kwitansi harus memuat beberapa hal diantaranya yaitu kop perusahaan, nomor, nama penjual, nama pembeli, jumlah uang dalam nominal dan angka.
Hal itu sekaligus adanya tanda tangan seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya untuk memperkuat dari segi hukumnya.
Sehingga, dapat disimpulkan bahwa aplikasi kwitansi pembayaran merupakan suatu aplikasi berbasis online yang bisa digunakan untuk membuat otomatis kwitansi pembayaran perusahaan berdasarkan transaksi yang sudah terintegrasi pembukuannya dalam satu aplikasi.
Dengan adanya aplikasi kwitansi pembayaran ini, Anda akan lebih merasakan proses yang lebih mudah dan cepat dibanding pembuatan kwitansi secara manual.
Ciri-ciri Kwitansi Pembayaran
Sebelum Anda menggunakan kwitansi pembayaran, ada baiknya Anda mengetahui secara mendalam mengenai kwitansi pembayaran itu sendiri. Hal ini bisa Anda lakukan melalui ciri-ciri dari kwitansi pembayaran tersebut.
Dengan begitu nantinya jika Anda menggunakan aplikasi tidak akan merasa bingung kembali karena Anda sudah memahami dan mengerti.
Berikut ciri-ciri kwitansi pembayaran yang perlu Anda perhatikan, tentunya hal ini nanti juga berlaku untuk kwitansi pembayaran digital.
Kwitansi terdiri dari dua bagian yaitu sub bagian dan sisi utama kwitansi. Sub bagian ini biasanya berada di sebelah kiri dengan ukuran kecil yang nantinya bisa diberikan atau dipegang oleh penerima uang.
Lembaran utama atau sisi utama kwitansi akan diberikan pada pihak yang memberikan uang.
Jika Anda tidak mempunyai kwitansi yang memiliki dua bagian seperti poin pertama, Anda bisa membuatnya rangkap dua artinya bagian atas dan bawah layaknya slip dalam transaksi oleh bank.
Bagian asli atau lembar bagian atas merupakan hak pembayar atau diberikan kepada yang memberikan uang, sementara yang menerima uang akan mendapatkan sisi bawah atau lembar keduanya.
Jangan sampai lewatkan ke detailnya yang harus ada, kedetailan tersebut mencakup berbagai informasi yang meliputi nomor transaksi, nama lengkap pembayar, jumlah uang yang dibayarkan, tanda tangan pembayar dan penerima, serta lokasi transaksi.
Selain detail, tulisan dengan benar guna menghindari hal-hal buruk yang akan terjadi di kemudian hari.
Ciri-ciri kwitansi pembayaran terakhir yaitu adanya kop. Perusahaan, lembaga besar atau instansi perlu dan sebaiknya membuat kwitansinya sendiri. Kwitansi yang dibuat harus menyertakan kop identitas perusahaan.
Ciri-ciri kwitansi pembayaran yang ditulis manual tersebut tidak menutup kemungkinan harus ada pula pada kwitansi pembayaran berbasis digital, tepatnya yang akan Anda dapatkan dari aplikasi kwitansi pembayaran.
Fungsi Kwitansi Pembayaran
Baik itu kwitansi pembayaran manual maupun dengan aplikasi kwitansi pembayaran fungsi dari keduanya sama. Inilah beberapa fungsi yang bisa Anda rasakan dan dapatkan dari adanya penggunaan kwitansi pembayaran.
1. Sebagai Tanda Bukti
Fungsi pertama yang jelas terasa yaitu sebagai tanda bukti. Tanda bukti untuk para pembeli sudah melakukan pembayaran atau memberikan uang kepada penjual.
Dengan begitu, artinya ada sejumlah uang yang telah diserahkan pembeli kepada penjual yang bisa dibuktikan dengan adanya pembuatan kwitansi pembayaran.
Metode pembayaran tergantung pada masing-masing pihak, bisa dalam bentuk cicilan maupun secara tunai sesuai nominal yang disepakati antara kedua pihak.
2. Mempunyai Kekuatan Hukum
Fungsi kedua yaitu sebagai bukti yang menguatkan pada kondisi tertentu. Apalagi jika sudah mengalami sebuah sengketa yang melaju di persidangan.
Dengan begitu, kwitansi dapat diartikan sebagai dokumen berupa selembar kertas tersebut sah dan dapat digunakan sebagai buktijika memang terjadi gugatan.
3. Bisa Berfungsi untuk Klaim Garansi
Biasanya sebuah produk-produk tertentu mempunyai jaminan garansi. Oleh sebab kwitansi dapat digunakan sebagai salah satu syarat dalam proses klaim. Hal ini terjadi apabila adanya kerusakan atau kualitas tidak sesuai deskripsi produk.
4. Berguna untuk Keperluan Audit Perusahaan
Fungsi keempat selanjutnya yaitu berguna untuk keperluan audit perusahaan. Seperti yang sudah Anda ketahui, bahwa ada laporan perusahaan yang membutuhkan adanya bukti transaksi.
Apalagi tadi ciri-ciri dari kwitansi pembayaran ada dua sisi, artinya sisi untuk penjual alias perusahaan bisa digunakan untuk keperluan audit perusahaan.
Maka dari itu, Anda sebagai perwakilan perusahaan mempunyai kewajiban untuk menyimpan bukti tersebut dengan baik. Agar dikemudian hari bisa digunakan untuk mencocokan laporan dengan hasil nyatanya.
5. Memperkuat Registrasi Barang
Selain itu, fungsi kwitansi pembayaran selanjutnya dapat ditemukan sebagai bukti adanya barang yang terjual karena biasanya pada kwitansi akan dicantumkan nomor seri dan jenis barang di dalam deskripsi kwitansi pembayaran tersebut.
Bagaimana Aplikasi Kwitansi Pembayaran Bisa Berfungsi dengan Baik?
Dengan adanya kwitansi pembayaran digital, maka efisiensi dalam membuat, mengelola dan menyimpan kwitansi setiap transaksi perusahaan akan terjaga dengan baik.
Lantaran akan masuk dalam satu software yang memiliki fitur bisnis lengkap untuk mengembangkan usaha.
Ada banyak alasan yang membuat aplikasi kwitansi pembayaran cocok Anda gunakan untuk kelangsungan perusahaan yang lebih baik. Di antara kelebihan yaitu sebagai berikut :
1. Adanya Manajemen Kwitansi dan Faktur yang Lebih Menyenangkan
Pengelolaan dan pencarian kwitansi, faktur dan invoice yang membutuhkan ketelitian dan keakuratan kerja karena data-data ini sangat penting bagi kelancaran usaha perusahaan akan dilakukan dengan mudah dengan aplikasi kwitansi pembayaran. Dengan adanya fitur dalam aplikasi tersebut, maka kwitansi akan lebih efektif.
Keefektifan tersebut dapat dilihat dari beberapa cara sebagai berikut :
- Pengumpulan laporan kwitansi akan lebih efektif dalam satu software kwitansi pembayaran.
- Kwitansi pembayaran akan otomatis terekam karena sudah terhubung dengan transaksi pembayaran yang sudah terjadi.
- Terlindungi serta aman untuk digunakan karena tersimpan dalam sistem yang tersertifikasi keamanan internasional.
Jika tidak menggunakan aplikasi kwitansi pembayaran, bisa terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti :
- Kwitansi rawan sobek dan hilang
- Pencarian kwitansi membutuhkan waktu yang lama karena tersimpan dalam arsip fisik di lokasi yang berbeda.
- Pembuatan kwitansi secara manual akan membuka boros tenaga karena harus di cross check dengan transaksi pembayaran.
- Pencatatan dengan kwitansi akan lebih sulit dikelola karena kwitansi yang tidak terpusat dalam satu aplikasi.
2. Proses Pembuatan Kwitansi Pembayaran Terjamin
Selain dari segi keefektifan, proses dari pembuatan kwitansi pembayaran dengan aplikasi akan lebih terjamin.
Apalagi jika aplikasi tersebut sudah menyediakan berbagai template dan dapat dimodifikasi dalam software kwitansi pembayaran tersebut.
Proses pembuatan yang terjamin akan selaras dengan berbagai fitur yang mendukung hal tersebut, seperti :
- Bisanya daftar pelanggan secara rinci untuk pengiriman kwitansi secara langsung melalui aplikasi.
- Biasanya laporan kwitansi akan lengkap untuk kebutuhan analisa data internal pembayaran perusahaan.
- Selain itu, juga akan memudahkan pekerjaan karena pembuatan kwitansi yang hemat biaya dan tenaga.
Jika Anda tidak menggunakan aplikasi tersebut, maka beberapa hal dalam pembuatan kwitansi akan terganggu seperti :
- Pembuatan alat bukti pembayaran yang lebih rumit
- Pengiriman bukti kwitansi akan sulit karena tidak ada daftar pelanggan yang dapat dikirimkan langsung kwitansinya.
- Apalagi analisa data internal bisa berjalan lama karena kwitansi yang tersebar dan tidak terolah dengan baik.
- Pembuatan kwitansi tidak bisa berjalan efektif karena harus cross check manual setiap transaksi pembayaran.
3. Memudahkan Pencarian Data Pembayaran Secara Digital
Selain kedua hal tersebut, alasan lain kenapa sebuah perusahaan harus menggunakan aplikasi kwitansi pembayaran yaitu dapat mempermudah pencarian data pembayaran secara digital.
Dengan begitu, akan dapat membantu perusahaan melacak keberadaan kwitansi digital dari daftar per nomor atau periode atau tahun per pelanggan kapanpun waktu yang diperlukan. Oleh rinciannya jika menggunakan aplikasi, akan mendapatkan hal-hal sebagai berikut :
- Kwitansi pembayaran akan mudah ditemukan dalam sistem
- Lacak kwitansi pembayaran dengan cepat dari daftar kwitansi yang menyediakan file digitalnya secara lengkap.
- Sudah terhubung dengan transaksi pembayaran sehingga otomatis tersimpan untuk bukti proses jual beli.
- Selain itu, data berjalan real time dengan pengaturan template kwitansi terkini sesuai kebijakan perusahaan.
Hal itu akan berbeda, jika Anda tidak menggunakan aplikasi karena akan menemukan beberapa kendala seperti :
- Kwitansi pembayaran yang akan tersebar dan sulit ditemukan
- Pelacak kwitansi pembayaran lambat karena kwitansi tidak terkumpul pada daftar runtut yang bisa difilter.
- Penyimpan berjalan secara manual tidak efektif karena tidak ada backup ketika kwitansi hilang.
- Tidaknya adanya template, atau template sulit disesuaikan jika ada perubahan kebijakan perusahaan yang mengharuskan pengaturan baru.
Rekomendasi Aplikasi Kwitansi Pembayaran
Untuk Anda yang tertarik menggunakan aplikasi kwitansi pembayaran yang akan memperoleh manfaat banyak hal seperti penjelasan di atas, tepat sekali Anda bisa menggunakan aplikasi yang ditawarkan oleh Jurnal.id.
Anda akan menerima berbagai fitur yang bermanfaat untuk kelangsungan dan kemudahan Anda membuat kwitansi pembayaran secara digital. Selain itu, fitur akan terhubung dengan baik ke transaksi pembayaran.
Tentunya aplikasi yang ditawarkan berupa beberapa produk berupa software payroll dan HRIS terautomasi, software pengelolaan pajak online aplikasi Omni Channel CRM terbaiknya, apa lokasi personalisasi benefit karyawan dan tentunya software akuntansi online terintegrasi itu sendiri.
Selain itu, kabar baiknya Anda bisa harga yang terjangkau sesuai dengan produk yang diinginkan, tidak hanya itu saja Jurnal.id juga menawarkan beberapa kursus yang dapat Anda jadikan pengalaman baru sebelum usaha Anda lebih berkembang dengan pesat di kemudian hari.
Jadi, sudahkah Anda memutuskan menggunakan kwitansi pembayaran melalui aplikasi kwitansi pembayaran digital by Jurnal.id? (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News