GenPI.co Jatim - Pengelolaan kehadiran karyawan merupakan hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Tanpa sistem yang baik dalam pengelolaan karyawan, akan sulit mengukur produktivitas serta kinerja karyawan sepenuhnya.
Oleh sebab itu diperlukan bantuan yang mendukung seperti misalnya dengan menggunakan software attendance management Indonesia.
Seperti apa bentuk software tersebut? Bagaimana teknologi yang digunakan dan mana saja software yang layak untuk dipilih? Simak informasinya seperti berikut di bawah ini.
Tentang Aplikasi Attendance Management
Para pebisnis pemula bisa jadi bertanya-tanya, sebenarnya seperti apa software yang satu ini dan bagaimana juga peranan software tersebut dalam pengelolaan kehadiran karyawan.
Sebenarnya secara umum software ini dapat digambarkan sebagai media atau alat yang membantu proses pencatatan kehadiran karyawan beserta pemantauan dan pelaporan terkait hal tersebut secara otomatis.
Apabila di masa sebelumnya pencatatan kehadiran dilakukan manual, berkat software ini pencatatan kehadiran dapat dilakukan lebih mudah.
Seiring berkembangnya jaman, terutama di masa pandemi yang menuntut pekerjaan berlangsung dari rumah, maka ada tuntutan teknologi yang mampu mendukung hal tersebut.
Salah satunya dibesut melalui aplikasi attendance management. Dengan menggunakan software ini, maka pencatatan kehadiran karyawan tidak perlu terbatas waktu dan tempat.
Tidak hanya itu saja, namun pengelolaan kehadiran karyawan juga dapat dilakukan lebih mudah secara otomatis.
Manfaat Aplikasi Attendance Management
Tentunya terobosan yang satu ini memberikan banyak manfaat dan keuntungan yang lebih baik. Terutama bagi bisnis yang hari-hari ini dituntut untuk lebih cerdas, lebih efektif, serta lebih efisien.
Berkat proses pengaturan kehadiran karyawan yang dilakukan melalui software, tentunya perusahaan dapat memperoleh berbagai macam keuntungan berikut ini.
Mengatur Jadwal Kerja Karyawan
Menggunakan software yang membantu dengan sistem kehadiran karyawan akan mendukung pengaturan jadwal kerja karyawan yang lebih efektif.
Sehingga kehadiran karyawan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kerja yang terjadi pada hari dan jam tersebut. Semua dapat dilakukan secara otomatis dan bahkan tersistem secara berulang setiap harinya.
Menentukan Kuota Cuti Harian
Software untuk pengaturan kehadiran karyawan juga membantu menentukan jatah cuti harian yang diperbolehkan untuk para pekerja. Tujuannya supaya beban kerja yang ditargetkan pada hari tersebut tetap dapat dilaksanakan dengan optimal.
Dengan begitu, pengaturan jadwal cuti akan berjalan lebih efektif tanpa membuat pekerjaan tidak terselesaikan dengan baik.
Memberikan Persetujuan Lembur Maupun Cuti
Menggunakan software untuk attendance management juga bisa membantu memberikan persetujuan lembur serta cuti yang lebih mudah bagi para karyawan. Tidak perlu melakukan secara manual, semua akan terekam di dalam sistem.
Mulai dari proses pengajuan cuti yang dilakukan karyawan, persetujuan oleh pimpinan, hingga merekam persetujuan cuti karyawan pada sistem HR. Sehingga semuanya dapat dilakukan secara lebih efektif dan tidak memakan banyak waktu.
Mendistribusikan Beban Kerja
Aplikasi attendance juga dapat memberikan solusi untuk distribusi beban kerja yang lebih merata. Melalui informasi pekerjaan yang dicatatkan tiap karyawan, maka perusahaan dapat melihat sejauh mana beban kerja terdistribusikan di antara para pekerja dengan baik. Kemudian, tidak ada pekerjaan yang tidak selesai atau tidak dikerjakan.
Mengetahui Kehadiran Karyawan
Software ini juga membantu memberikan informasi kehadiran karyawan setiap harinya. Tidak hanya itu saja, namun juga membantu mengetahui lokasi absen karyawan serta jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan setiap harinya. Sehingga perusahaan dapat mengetahui tingkat produktivitas karyawan setiap harinya.
Melakukan Integrasi Pada Payroll
Dengan menggunakan software yang memiliki teknologi lebih baik, pastinya proses integrasi dapat dilakukan lebih baik juga.
Termasuk untuk terkoneksi secara langsung pada perhitungan payroll bulanan karyawan, sehingga menghemat waktu dalam menghitung nilai payroll karyawan sesuai dengan kehadiran yang dicatatkan.
Semua perhitungan akan dilakukan otomatis serta akurat, termasuk mengakomodasi lebur maupun cuti, tanpa ada resiko kesalahan dalam perhitungan.
Basis Teknologi Aplikasi Attendance Management dan Cara Kerjanya
Adapun saat ini kebanyakan aplikasi attendance management menggunakan teknologi yang cukup bervariasi. Secara umum ada dua bagian besar basis teknologi yang menggunakan software untuk keperluan tersebut, elektronik serta online.
Software untuk versi elektronik akan bekerja menghubungkan informasi absen karyawan berasal dari mesin, sementara software untuk versi online akan menghubungkan informasi absen karyawan berasal dari aplikasi pada gadget.
Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Namun demikian, melihat situasi yang ada saat ini tentu saja absensi berbasis aplikasi merupakan solusi yang lebih baik.
Dalam penggunaan aplikasi attendance management yang berbasis aplikasi, maka semua aktivitas terkait hal tersebut dapat dilakukan melalui perangkat yang dipilih. Entah menggunakan smartphone, tablet atau juga melalui laptop. Intinya dengan memakai aplikasi, biasanya teknologi mendasar yang digunakan yaitu berbasis cloud sehingga lebih fleksibel dan juga tidak terbatas penggunaannya.
Aplikasi Attendance Management Berbasis Cloud Terbaik
Tentunya melalui informasi di atas, cukup jelas bahwa aplikasi attendance management merupakan solusi terbaik untuk pebisnis dalam pengelolaan karyawan yang optimal.
Tidak sebatas itu saja, namun memastikan penggunaan software yang berbasis aplikasi cloud lebih memberikan keuntungan yang maksimal dibandingkan dengan teknologi yang lainnya.
Bisa dilihat bahwa kebutuhan di masa sekarang, penggunaan teknologi absen berbasis online adalah solusi yang paling sesuai.
Maka dari itu, ada baiknya mempertimbangkan penggunaan attendance management system yang mengusung teknologi tersebut.
Supaya perusahaan dapat lebih mudah melakukan pengawasan, dan di sisi lain karyawan juga tidak sulit dalam mencatatkan kehadirannya kapan saja serta dari mana saja.
Lebih lanjut, pasti akan diperlukan beberapa pilihan software pendukung yang tepat dalam hal ini. Hanya saja masih banyak pebisnis yang tidak mengetahui opsi mana saja yang tepat untuk digunakan.
Dalam membantu pebisnis mengetahui rekomendasi aplikasi attendance management dengan basis cloud terbaik, berikut ini di antaranya.
Tips Memilih Aplikasi Attendance Management
Itulah sederet keuntungan yang akan Anda peroleh saat menerapkan presensi berbasis online, Lalu, bagaimana memilih aplikasi attendance management terbaik untuk perusahaan?
Berikut sejumlah tips yang bisa Anda pertimbangkan sebelum memilih aplikasi attendance management karyawan online:
Aplikasi Memiliki Fitur yang Lengkap
Pilihlah aplikasi yang memiliki fitur lengkap (tidak hanya presensi saja) untuk mempermudah Anda dan karyawan dalam urusan administrasi kepersonaliaan, seperti melihat laporan kehadiran, slip gaji hingga pengajuan klaim. Memiliki aplikasi fitur lengkap tidak akan memusingkan Anda akibat terlalu banyak sistem.
Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Sudah seharusnya data kehadiran dan payroll saling terintegrasi satu sama lain, agar otomatisasi data tidak “tanggung”. Aplikasi yang didukung fitur payroll lebih disarankan untuk dipilih karena perhitungan gaji berdasarkan data hadir, cuti, dan lembur akan otomatis dilakukan. Kesalahan perhitungan pun bisa diminimalisir.
Didukung Layanan Mandiri Karyawan
Kemajuan teknologi turut berkontribusi terhadap pengembangan presensi digital yang mendukung hadirnya layanan mandiri karyawan atau fitur Employee Self-Service (ESS). Karyawan dapat mengakses dan mengedit data pribadi mereka hingga mengajukan permintaan izin maupun cuti via aplikasi.
Memiliki Sertifikasi SSL untuk Keamanan Data
Alasan banyak perusahaan masih ragu menggunakan aplikasi kehadiran online berkaitan dengan keamanan data karyawan.
Nah, pastikan aplikasi absensi online yang Anda pilih sudah menggunakan Security Socket Layer (SSL) untuk perlindungan data karyawan. Sehingga autentifikasi data lebih terjamin dan tidak gampang dimodifikasi oleh pihak lain.
Sesuai untuk Berbagai Tipe Smartphone
Jangan lupa untuk memastikan apakah aplikasi yang akan Anda pilih bisa digunakan pada berbagai smartphone atau hanya untuk spesifikasi tertentu saja. Hal ini untuk memastikan tidak adanya kejadian aplikasi tiba-tiba tidak bisa diakses dan fitur yang tidak bekerja dengan baik.
Biaya Terjangkau dan Ada Layanan Bantuan
Sesuaikan pilihan aplikasi dengan budget perusahaan Anda. Pilihlah yang terjangkau dan kualitas pelayanannya pun sudah diakui terbaik. Sebelum memutuskan, Anda bisa manfaatkan free-trial yang disediakan aplikasi. Jika menemui kendala, akan ada layanan konsultasi tersedia kapan pun dibutuhkan.
Rekomendasi Aplikasi Attendance Management Terbaik
Salah satu aplikasi attendance management yang cukup favorit di antara para pengusaha di Indonesia yaitu sistem HRIS yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari. Berkat sistem yang satu ini, maka perusahaan dapat mencatat seluruh hal terkait kehadiran karyawan secara mudah dan akurat.
Mulai dari jadwal kerja, shift karyawan, absensi, hingga cuti maupun lembur, semuanya dapat tercatat otomatis dengan sistem yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari ini.
Tercatat dalam software yang satu ini, terselip berbagai fitur menakjubkan yang dapat ditemukan para penggunannya.
Misalnya saja fitur pengelolaan absensi yang memberikan bantuan dashboard untuk pembuatan jadwal kerja karyawan. Sehingga perusahaan dapat memantau jadwal kerja secara akurat dan melihat laporan terkait dengan jadwal tersebut.
Selain itu fitur ini mampu memberikan informasi mengenai absensi karyawan setiap harinya secara real-time. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja serta kehadiran karyawan setiap hari.
Masih banyak pula fitur-fitur menarik lainnya yang dapat membantu perusahaan melakukan pengelolaan kehadiran karyawan yang efektif melalui Talenta by Mekari.
Termasuk adanya fitur manajemen cuti, fitur pengelolaan jadwal shift, fitur pengelolaan lembur karyawan, hingga fitur timesheet karyawan. Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.
Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :
• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.
Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Itulah beberapa penjelasan mengenai aplikasi attendance management, mulai dari pemahaman, manfaat serta cara kerja dari teknologi yang mendasarinya.
Melalui pemahaman ini tentu akan lebih mudah untuk mengetahui seberapa penting penggunaan software tersebut. Kemudian pada akhirnya optimalisasi sistem kehadiran karyawan dapat berjalan sesuai harapan. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News