GenPI.co Jatim - Ada kalanya perusahaan harus terus beroperasi melebihi jam kerja normal. Ketika hal tersebut terjadi, perusahaan bisa menerapkan jadwal kerja shift karyawan. Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan untuk paham cara membuat jadwal kerja yang tepat.
Sebelum mulai menyusun jadwal kerja shift, terdapat dua hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:
1. Sesuaikan Dengan Kebutuhan
Awali pembuatan jadwal kerja dengan melihat kebutuhan perusahaan dan kondisi karyawan. Tinjau alasan mengapa perusahaan memerlukan jadwal kerja harian dengan sistem shift. Misalnya jika perusahaan terus beroperasi 24 jam seperti perusahaan di bidang layanan kesehatan, maka model 3 shift 4 grup bisa diterapkan.
Pertimbangkan pula dari segi karyawan. Temukan sistem kerja yang paling mendukung produktivitas kerjanya. Namun, imbangi dengan waktu kerja yang memungkinkan karyawan tetap bekerja optimal.
2. Patuhi Perundangan yang Berlaku
Sebelum menyusun jadwal kerja harian dengan sistem shift, perusahaan harus tetap mengacu ke peraturan yang berlaku. Pemerintah telah mengatur cara membuat jadwal kerja karyawan dalam UU Ketenagakerjaan.
Garis besar aturan jadwal kerja dari pemerintah mirip dengan sistem kerja full time. Untuk enam hari kerja dalam seminggu, karyawan dapat bekerja tujuh jam dalam satu hari dan 40 jam satu minggu. Sementara itu, karyawan yang masuk kerja lima hari dalam satu minggu bisa bekerja delapan jam dalam satu hari dan 40 jam dalam seminggu.
Peraturan tersebut menegaskan bahwa karyawan shift juga bekerja dengan batas maksimal 40 jam dalam seminggu. Oleh sebab itu, perusahaan harus mengatur jadwalnya sedemikian rupa supaya sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Meski begitu, terdapat pengecualian untuk beberapa sektor usaha tertentu. Misalnya di perusahaan penerbangan, pengeboran minyak lepas pantai, angkutan jarak jauh, atau pekerjaan di kapal laut. Terdapat aturan khusus yang bisa diterapkan oleh perusahaan dalam membuat jadwal kerjanya.
Cara Membuat Jadwal Kerja Shift
Pembuatan jadwal kerja shift bisa dilakukan dengan bantuan Microsoft Excel. Tiga macam sistem shift yang paling umum dapat dijadwalkan dengan perangkat lunak tersebut. Berikut ini cara membuat jadwal kerja shift dengan Excel.
● Model 3 Shift 4 Grup
Jadwal kerja harian dengan model 3 shift 4 grup paling banyak digunakan oleh perusahaan yang harus beroperasi 24 jam penuh dalam seminggu. Sistem ini dirasa paling tepat untuk mendukung operasional perusahaan tetap optimal.
Dalam model ini, karyawan akan dibagi menjadi empat grup. Mereka akan bekerja lima hari dalam seminggu dengan jam kerja selama tujuh jam dan satu jam istirahat.
Sistem ini memungkinkan karyawan mendapat jatah libur selama dua hari dalam sepekan. Namun, libur yang diperoleh bersifat tentatif, dalam artian tidak pasti dua hari berurutan. Sebab, jaminan libur berurutan hanya berlaku setiap ada pergantian shift 3 ke shift 1.
● Model 3 Shift 3 Grup
Jadwal kerja model 3 shift 3 grup bisa diterapkan ke perusahaan yang beroperasi 24 jam hanya dalam enam hari kerja. Pada satu hari sisanya, perusahaan akan libur. Biasanya ini jatuh pada hari Minggu.
Sistem ini dijalankan dengan jam kerja tujuh jam dan satu jam waktu istirahat pada hari Senin sampai Jumat. Lalu, pada hari Sabtu, jam bekerja cuma lima jam. Dengan demikian, aturan kerja 40 jam seminggu dari pemerintah tetap bisa ditepati.
Fleksibilitas jadwal kerja shift model 3 shift 4 grup terbilang tinggi. Jika diperlukan, perusahaan bisa membuat jam lembur pada hari kerja dengan durasi lima jam. Lembur dapat dilakukan selama dua jam.
● Model 2 Shift 3 Grup
Jadwal kerja harian model 2 shift 3 grup tidak banyak diterapkan oleh perusahaan untuk tim produksi. Sistem ini lebih sering digunakan oleh tim keamanan saja. Namun, mungkin saja perusahaan menerapkannya ketika kebutuhan produksi meningkat. Kendati begitu, sebelum menjalankannya, lebih baik disepakati dengan para karyawan.
Jadwal kerja model 2 shift 3 grup dijalankan dengan pola 2-2-2. Artinya dalam satu minggu terdiri dari dua hari shift 1, dua hari shift 2, dan dua hari libur.
Rekomendasi Aplikasi Membuat Jadwal Kerja Karyawan
Saat ini Anda tidak perlu khawatir, Perkembangan jaringan komputer telah banyak memberikan manfaat yang besar untuk umat manusia. Salah satunya smartphone. Oleh sebab itu berikut daftar aplikasi membuat jadwal kerja shift menggunakan smartphone.
1. Mekari Talenta
Talenta adalah salah satu merk HR system (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HR system biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta:
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya :
● Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
● Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
● Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
● Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Shift
Software bernama Shift ini adalah sebuah software yang digunakan khusus untuk Anda yang selalu bekerja menggunakan sistem shift. aplikasi membuat jadwal kerja shift yang dikembangkan oleh Snowman ini sudah dirilis sejak tahun 2015. Dari sisi antar muka, software ini dibuat seminimalis mungkin dan juga detail.
Untuk mengatur jadwalnya, masuk ke halaman utama maka akan muncul kalender bulanan seperti software kalender biasa. Setelah itu tekan ikon berbentuk jam yang posisinya berada di bagian kiri bawah. Setelah itu, tekan tombol “Create Shift Type” serta masukan detail informasi yang penting saja pada halaman berikutnya. Mulai dari nama shift, jam kerja serta selesai kerja sampai ikon dan juga upah perjam yang mungkin saja Anda perlukan. Setelah selesai tinggal klik “Done” di bagian kiri atas layar.
Agak disayangkan, aplikasi membuat jadwal kerja shift ini hanya support pada IOS saja. Untuk pengguna Anda pengguna Android harus lebih sabar menunggunya.
3. aCalender
Aplikasi pengingat jadwal ini juga termasuk rekomendasi untuk Anda yang ingin mengatur jadwal kerja shift-mu. aCalender merupakan aplikasi kalender sederhana yang menawarkan beberapa fitur tambahan seperti sinkronisasi ke beberapa akun, tema kalender yang bisa digunakan, adanya dukungan NFC, dan lain-lain. aCalendar bisa menjadi pilihan sebagai aplikasi membuat jadwal kerja shift yang dapat memudahkan pekerjaanmu.
Selain untuk jadwal kerja shift, aplikasi ini juga dapat menambahkan acara lain ke dalamnya. Setelah itu, Anda bisa mengaturnya ke jam tertentu dan aCalender bisa mengingatkanmu pada jam yang sudah diitentukan. Jika Anda membeli versi pro, maka Anda dapat menggunakan fitur yang lebih akurat lagi. aplikasi membuat jadwal kerja shift ini bisa Anda jadikan pilihan tentunya.
4. Any.do:To-do List
Software Any.do:To-do List merupakan aplikasi membuat jadwal kerja shift berikutnya yang dibuat untuk membuat daftar kegiatan yang bisa Anda atur sendiri. Keunggulan yang mencolok dari software ini ada pada peringatannya yang akurat mengenai jadwal kegiatan Anda. Bahkan, aplikasi membuat jadwal kerja shift ini mampu mengingatkan hal-hal yang sederhana. Contohnya, ketika Anda membuat daftar pengingat “Membeli makanan di supermarket”. Pada saat alarmnya berbunyi, Anda tinggal menandainya saja maka alarm langsung berhenti.
Software ini bisa menjadi pilihan Anda untuk mengingat jadwal kerja shift-mu. Ditambah software ini dapat menjadi pengingat yang cepat agar Anda tidak melewatkan semua kegiatan yang kecil sekalipun. Selain itu, aplikasi membuat jadwal kerja shift ini juga dapat melakukan kostum pada bagian tugas, sinkronisasi antar perangkat, pengingat berdasarkan waktu dan juga lokasi.
5. BZ Reminder
Software BZ Reminder merupakan aplikasi membuat jadwal kerja shift yang hanya fokus pada kesederhanaannya. Anda bisa mengatur pengingat untuk semua kegiatanmu termasuk jadwal shift. Selain itu, BZ Reminder ini akan mengingatkan Anda lengkap dengan catatan jika memang dibutuhkan.
Hampir sama dengan aplikasi membuat jadwal kerja shift sejenisnya yakni ada sinkronisasi akun, dukungan untuk Android Wear, tugas yang diulang-ulang, dan adanya kalender yang sederhana. BZ Reminder ini memang tidak memiliki banyak fitur seperti yang sudah disinggung di awal. Oleh karena itu, aplikasi ini cocok buat Anda yang tidak suka dengan software yang bikin ribet.
6. Evernote
Mungkin Anda pernah mendengar mengenai software ini. Evernote merupakan aplikasi membuat jadwal kerja shift yang menawarkan fungsi sebagai catatan. Selain itu, Evernote juga memungkinkan Anda untuk bisa membuat catatan berdasarkan waktu dan juga lokasi.
Dengan Evernote, Anda bisa membuat jadwal shift yang Anda butuhkan serta hidupkan alarm sebagai pengingatnya. Pengingat ini akan memberikan informasi pada Anda bahwa nantinya akan masuk jam kerja shift pagi, siang, atau malam.
7. Today Calender
Software ini dapat menjadi alternatif selanjutnya yang bisa menjadi pilihanmu. aplikasi membuat jadwal kerja shift ini memiliki antarmuka yang sederhana dan juga cepat sehingga memungkinkan Anda untuk menambah pengingat untuk segera menjalankan tugasnya dengan lebih akurat. Today Calendar dapat melakukan hal-hal yang sederhana seperti mengingatkan jadwal shift maupun kegiatan lainnya.
Itulah daftar aplikasi membuat jadwal kerja shift yang bisa Anda operasikan dengan mudah melalui smartphone. Beruntunglah kita hidup di zaman teknologi yang telah maju, sehingga kita dapat mengatur jadwal shift hanya dalam satu genggaman. Dengan kemudahan aplikasi membuat jadwal kerja shift, Anda dapat datang ke tempat kerja dengan tepat dan tidak ada alasan telat atau lupa mengenai jadwal shift. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda semua. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News